¿Qué es el compliance laboral?
Es el conjunto de normas y políticas dirigidas a prevenir y gestionar los riesgos derivados del incumplimiento de la normativa laboral por parte de las empresas. Su objetivo, por tanto, es garantizar el cumplimiento de la legalidad vigente en materia sociolaboral, evitar sanciones administrativas y/o judiciales incluso penales e impedir la pérdida de reputación de las empresas en el mercado. Cumplir con el “labour compliance” mejora la calidad del trabajo que operará minimizando el riesgo, a la vez que promueve la cultura ética y el cumplimiento de la normativa en general por parte de las personas trabajadoras de la empresa
¿En qué ámbitos se aplica en la empresa?
El compliance laboral se aplica en todos los ámbitos de la empresa, tales como: estructura empresarial, procesos de selección y contratación, definición de categorías y jornada laboral, obligaciones con la seguridad social, políticas de movilidad y conciliación de la vida laboral y familiar, prevención de riesgos laborales, igualdad en el trabajo y prevención de la discriminación o el acoso, representación de los trabajadores, derechos de la propiedad industrial e intelectual así como en las políticas de protección de datos.
Como ya se ha indicado, la aplicación del conjunto de normas y políticas en materia sociolaboral, protege a la empresa, mejora el ambiente de trabajo y hace que la misma sea más competitiva.
La importancia de llevarlo a cabo
Nuestro actual marco normativo laboral, es cada vez más complejo y se encuentra en una continua evolución. A todas las obligaciones que se han ido introduciendo para las empresas, debemos sumarle la reciente publicación del Real Decreto 1026/2024 en relación a los derechos del colectivo LGTBI, así como la próxima reducción de la jornada laboral a 37,5 horas de promedio semanal o incluso de llevarse a cabo la llamada “baja flexible”. Las continuas novedades laborales a las que están sometidas las empresas, mal redactadas por parte de nuestro legislador en la mayoría de ellas, incrementan la inseguridad y dificultan su correcta implementación. Por ello, resulta vital realizar un sistema de compliance laboral que garantice que nuestra empresa cumpla con la normativa tanto actual como futura y de esta forma prevenir el conflicto.
Obligaciones laborales recogidas en el compliance laboral
1.- Para todas las empresas: (con independencia de su facturación o personal contratado)
Registro horario y control de la jornada:El art. 10 del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, modifica el Estatuto de los trabajadores y OBLIGA A TODAS LAS EMPRESAS a llevar a cabo un registro diario de jornada que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora. Al respecto cabe recordar que de acuerdo con la Agencia Española de Protección de Datos el tratamiento de control horario mediante datos biométricos como el reconocimiento facial o la huella dactilar es considerado de alto riesgo, por lo que la AEPD ha establecido que el tratamiento de datos biométricos está prohibido salvo que concurran las circunstancias previstas en el artículo 9 del RGPD. Por otro lado, aun cuando actualmente, el control horario es posible realizarlo en formato de hojas de papel, en la mesa de negociación acerca de la reducción de jornada semanal a 37,5 horas, se plantea también que el registro se lleve a cabo únicamente mediante medios digitales.
Si desea más información sobre el uso de datos biométricos en el registro de jornada laboral, le recomendamos que lea el artículo sobre “Sistemas de registro horario y el tratamiento de datos biométricos a raíz de las últimas resoluciones de las autoridades de control” o “Datos biométricos para el registro de jornada laboral: ¿crónica de una (casi segura) muerte anunciada? elaborados por nuestro abogado experto en protección de datos y derecho digital, Gerard Espuga.
Registro retributivo o salarial: Bajo el principio de transparencia e igualdad retributiva, el Real Decreto 902/2020, de 13 de octubre, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres, pretende garantizar la igualdad retributiva entre mujeres y hombres mediante la elaboración de registros con carácter anual para determinar la brecha salarial existente y arbitrar soluciones al respecto. El registro va más allá de un simple documento, es una radiografía de la igualdad retributiva y está diseñado, por su contenido y proceso de elaboración, para que toda desviación salga a la luz, no basta con hacerlo, si lo tenemos, pero no damos las explicaciones oportunas de la desviación y/o no corregimos las posibles discriminaciones, directas o indirectas, no podremos decir que estamos cumpliendo con la obligación de elaborar un registro retributivo. Es decir, se requiere la elaboración de un informe detallado y exhaustivo al respecto para evitar sanciones por parte de Inspección de trabajo en caso que lo requieran.
En nuestro artículo “La obligación del Registro Retributivo para todas las empresas en la hoja de ruta de la inspección de trabajo” elaborado por nuestra experta en materia de RRHH e igualdad, Tina Angulo, encontrará mas información.
Prevención de riesgos laborales: Las empresas tienen la responsabilidad de garantizar la Seguridad Laboral de sus empleados, incorporando medidas preventivas y adoptando las acciones necesarias para mantener un entorno laboral sin riesgos ni accidentes mediante la entrega de EPIS, la formación, etc. Especial mención merece:
- La salud mental, puesto que dentro de la evaluación de riesgos laborales se encuentra también la EVALUACIÓN DE RIESGOS PSICOSOCIALES; aspecto fundamental dentro de la evaluación de riesgos laborales y, paradójicamente, la gran olvidada. Es obligatoria para todas las empresas, primero para detectar y actuar frente a aquellas prácticas de la organización (establecimiento de horarios, distribución de tareas, etc.…) que pueden dar lugar a situaciones estresantes para las personas trabajadoras y, en segundo lugar, para protegernos de cara a una posible demanda por acoso laboral.
- “Protocolo interno de igualdad” en las empresas de menos de 50 trabajadores: Es importante que todas las empresas sean del tamaño que sean tengan en cuenta que a pesar de no tener la obligación de implementar un plan de igualdad en sentido estricto, si están obligadas a promover y evaluar la equidad entre hombres y mujeres en cuanto a condiciones laborales puesto que así se desprende de la normativa en prevención de riesgos laborales; por ello aun cuando tu empresa no esté obligada a llevar a cabo un plan de igualdad, sí se debe elaborar y tener a disposición de todos las personas trabajadoras un documento equivalente (que en Beta hemos bautizado con el nombre de protocolo interno de igualdad) que recoja las medidas y estrategias para fomentar la igualdad en selección, promoción y formación, así como realizar un seguimiento y evaluación posterior. De esta forma, en caso de una inspección de trabajo, cubriremos todos y cada uno de los aspectos de la prevención y evitaremos sanciones sorpresa.
Protocolo de acoso sexual y por razón de sexo en la empresa: Este protocolo responde a la necesidad de prevenir, sensibilizar y, en su caso, erradicar con todas las garantías estas formas de violencia y discriminación en ámbito laboral, así como de cumplir con los artículos 46 y 48 de la Ley Orgánica 3/2007, de 22 de marzo, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres; el art.12 de la Ley Orgánica 10/2022, de 6 de septiembre, de garantía integral de la libertad sexual; y el Real Decreto 901/2020, de 13 de octubre, por el que se regulan los planes de igualdad y su registro y se modifica el Real Decreto 713/2010, de 28 de mayo, sobre registro y depósito de convenios y acuerdos colectivos de trabajo; así como con el art.14 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de prevención de Riesgos Laborales.
Todas las empresas, sin importar su tamaño, deben implementar un protocolo para la prevención y actuación frente al acoso sexual por razón de sexo y otras conductas contrarias a la libertad sexual y la integridad moral en el ámbito laboral.
Acuerdo de teletrabajo: El Gobierno obliga a firmar un acuerdo de teletrabajo a todas las compañías que quieran impulsar el trabajo a distancia total o parcialmente.
Si desea más información le recomendados que lea nuestro articulo sobre Ley de trabajo a distancia: claves y regulaciones para adaptarnos a un entorno laboral moderno.
Protocolo de desconexión digital: El trabajador tiene derecho a la desconexión digital con la finalidad de garantizar el respeto del tiempo de descanso, permisos y vacaciones, así como su intimidad personal y familiar, fuera del tiempo de trabajo legal o convencionalmente establecido. Obligatorio para todas las empresas e independientemente de que tengamos personas trabajando a distancia o no.
Si desea más información le recomendados que lea nuestro artículo sobre Desconexión digital: que es y cuál es su objetivo.
Medidas específicas en materia de protección de datos personales. La protección de datos es una materia transversal en la empresa, en sede laboral también conviene tenerla presente y hacer firmar a las personas trabajadoras la documentación oportuna para cumplir con la legislación en esta materia.
2.- Para las empresas de más de 50 trabajadores:
Planes de Igualdad. Desde marzo de 2022, todas las empresas con 50 o más empleados están obligadas a implementar un Plan de Igualdad y registrarlo públicamente. También aquellas que, al margen del volumen de la plantilla, cuenten con un convenio de sector que les imponga esta obligación.
No contar con un plan de igualdad, estando obligado, al margen de conllevar sanciones administrativas va a impedir acceder a subvenciones en el ámbito de la contratación laboral y la imposibilidad de celebrar contratos con la Administración Pública.
El artículo elaborado por nuestra experta en materia de RRHH e igualdad, Tina Angulo ¿Qué es un Plan de Igualdad? y como convertirlo en una oportunidad, le ayudará a comprender la importancia del mismo.
Auditoría retributiva: La Auditoría Retributiva consiste en un análisis del sistema salarial de la empresa con el objetivo de obtener la información necesaria para comprobar si el sistema retributivo de la organización, de manera transversal y completa, cumple con el principio de igualdad entre mujeres y hombres en materia retributiva.
Un incumplimiento formal de las obligaciones respecto a la Igualdad Retributiva, puede ser considerado como una infracción leve, grave o muy grave de las relaciones laborales, según se recoge en la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social), en función de la gravedad de los hechos. Las sanciones por no contar con la auditoría retributiva en la empresa varían desde 751 euros hasta 225.018 euros.
Su vigencia es permanente, revisable cada 4 años.
Protocolo de acoso LGTBI: Desde el pasado 1 de marzo de 2024, las empresas de más de 50 trabajadores deben contar con un Plan LGTBI, que incluirá un conjunto de medidas y recursos para alcanzar la igualdad real y efectiva de las personas LGTBI, erradicando situaciones de discriminación. La reciente publicación del Real Decreto 1026/2024, de 8 de octubre, desarrolla el conjunto de las medidas para la igualdad y no discriminación de las personas LGTBI en las empresas y establece que estos protocolos o planes LGTBI se llevarán a cabo a través de la negociación colectiva mediante la elaboración de un protocolo de actuación frente al acoso y la violencia contra este colectivo independientemente del vínculo jurídico que les una con la empresa.
Su vigencia es permanente, por lo que únicamente deberá desarrollarse e implantarse una vez.
Canal de denuncias: La entrada en vigor de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción obliga a las empresas de más de 50 empleados a contar con un Canal de Denuncias que proporcione al personal un medio seguro y confidencial para informar sobre fraudes, abusos, o cualquier comportamiento contrario a la ética en el ámbito laboral.
Las sanciones por no contar con un canal de denuncias varían desde 100.000 euros hasta 1.000.000 euros.
Su vigencia es permanente, por lo que únicamente deberá desarrollarse e implantarse una vez.
En el artículo “El canal de denuncias interno y sus connotaciones en el marco de los protocolos de acoso sexual y por razón de sexos en las empresas” de nuestra experta Tina Angulo, obtendrá más información al respecto.
Cuota de reserva de puestos de trabajo para personas con discapacidad. Las empresas con una plantilla de 50 o más empleados tienen la responsabilidad de garantizar que al menos el 2% de su personal posea el certificado de discapacidad, con un nivel de discapacidad igual o superior al 33%.
Nota técnica: Aquí debemos recordar que la Sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de 18 de enero de 2024, asunto C-631/22 (Ca Na Negreta), introduce una importante novedad puesto que limita la extinción del contrato de trabajo por declaración de incapacidad permanente y obliga a las empresas a llevar a cabo ajustes razonables antes de proceder a la extinción automática de la relación laboral. (nuevo blindaje para las personas con discapacidad) Esta previsión es para todas las empresas con independencia de su tamaño.
3. Otras obligaciones importantes a tener en consideración
Formación en la empresa: Si tienes un trabajador que se quiera formar para obtener un título o acreditación oficial en horario laboral, la empresa podrá beneficiarse/ aplicarse bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social por el tiempo que se ausente mediante un permiso individual de formación (PIF) a medida que abone el salario al trabajador.
Seguro de convenio colectivo obligatorio: Otra de las obligaciones laborales que afectan a todas las empresas es el seguro de convenio colectivo. Este seguro brinda cobertura a los accidentes que un trabajador pueda experimentar durante el ejercicio de sus funciones laborales. En caso de fallecimiento o invalidez como resultado de un accidente, la compañía aseguradora otorgará una compensación al trabajador. Es importante destacar que no todos los seguros de convenio deben recoger las mismas garantías ni los mismos capitales asegurados en póliza. Cada Convenio Colectivo fija las condiciones que debe cubrir el seguro que puede varias incluso de una provincia a otra.
Calendario laboral anual: Según establece el Estatuto de los Trabajadores, las empresas están obligadas a elaborar un calendario laboral anual y exponerlo en un lugar visible del centro de trabajo. Este incluirá los días laborales y los días festivos.
Empresas con representación legal de las personas trabajadoras. Aquellas empresas que cuenten con delegados o comité de empresa deberán observar todas aquellas obligaciones legales en materia de negociación, comunicación y consulta con los mismos.
Participación de los trabajadores en la empresa:
- Delegados de personal: Constituyen la representación de los trabajadores en la empresa o centro de trabajo que tengan menos de 50 y más de 10 trabajadores. Igualmente podrá haber un delegado de personal en aquellas empresas o centros que cuenten entre seis y diez trabajadores, si así lo decidieran estos por mayoría.
- Hasta 30 trabajadores: uno
- De 31 a 49 trabajadores: tres
- Comités de empresa: órgano representativo y colegiado del conjunto de los trabajadores de la empresa o centro de trabajo para la defensa de sus intereses, constituyéndose en cada centro de trabajo cuyo censo sea de 50 o más trabajadores.
En empresas que tengan en la misma provincia o en municipios limítrofes dos o más centros de trabajo cuyos censos no alcancen los 50 trabajadores, pero en su conjunto lo sumen, se constituirá un comité de empresa conjunto. Cuando unos centros tengan 50 trabajadores y otros de la misma provincia no, en los primeros se constituirán comités de empresa propios y con todos los segundos se constituirá otro.
Composición: elegirán a un presidente y secretario- De 50 a 100 trabajadores: cinco.
- De 101 a 250 trabajadores: nueve.
- De 251 a 500 trabajadores: trece.
- De 501 a 750 trabajadores: diecisiete.
- De 751 a 1.000 trabajadores: veintiuno.
- De 1.000 en adelante, dos por cada mil o fracción con un máximo de setenta y cinco.
Transforma riesgos en oportunidades con el compliance laboral
El cumplimiento de la normativa en materia laboral evita que la compañía incurra en delitos, sanciones o situaciones conflictivas que pueden repercutir en el negocio, en su reputación y, por lo tanto, comprometer su viabilidad futura. Por ello, es tan importante impulsar el desarrollo del compliance laboral e igualdad, para de este modo agilizar las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de toda la normativa laboral existente en la actualidad, así como la que se prevé entrará en vigor a corto/medio plazo.
Si necesita ayuda para implementar el compliance laboral en su empresa, contacte con el equipo de asesoría laboral. Nuestro servicio le proporcionará la orientación necesaria para garantizar el cumplimiento normativo, evitar sanciones y mejorar la gestión de su organización.
