POLÍTICA DE PRIVACIDAD
En BETA LEGAL ASSESSORS, S.L. nos preocupamos por la protección de datos y la transparencia en la manera en que tratamos los datos personales de las personas que se relacionan con nosotros. A estos efectos, le indicamos a continuación los tratamientos de datos personales que efectuamos de conformidad con lo establecido en el artículo 13 y, en su caso, 14 del RGPD.
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
BETA LEGAL ASSESSORS, S.L. (en adelante, BETA LEGAL)
NIF: B62792858
Domicilio: Av. Francesc Macià, núm. 38, 10ª planta – 08208 – Sabadell – BARCELONA
Teléfono: 937451614
Correo electrónico: info@betalegal.com
2. TRATAMIENTOS DE DATOS PERSONALES QUE REALIZA BETA LEGAL
2.1 TRATAMIENTO DE LOS DATOS DE CANDIDATOS A UN PUESTO DE TRABAJO
a. ¿Con qué finalidad tratamos sus datos personales?
En BETA LEGAL tratamos la información que nos facilitan las personas interesadas en un puesto de trabajo en la compañía con el fin de gestionar los Currículum Vitae recibidos y realizar los procesos de selección de personal, entrevistas, seguimiento y demás trámites necesarios para la búsqueda del mejor candidato posible y, en su caso, para el envío de comunicaciones por correo electrónico o vía telefónica informándole sobre el estado de la candidatura en las que ha postulado. No se van a tomar decisiones automatizadas en base a los datos proporcionados.
b. ¿Por cuánto tiempo conservaremos sus datos?
Los datos se suprimirán una vez finalizado el proceso de selección que se trate. Si el candidato ha sido descartado o no existe un proceso de selección abierto en la compañía, los datos se conservarán, si así lo consiente el interesado, durante el plazo de un año desde la última interacción con el candidato salvo que retire su consentimiento o solicite la supresión de sus datos antes. Los datos de los candidatos que superen el proceso de selección se conservarán para la finalidad de formalizar la relación contractual con la compañía.
Deberá actualizar los datos que constan en su CV enviándonoslo de nuevo, si es necesario, como cuando, por ejemplo, los datos que constan en él han sufrido modificaciones o bien ha obtenido nuevos títulos o certificaciones. Debido al principio de exactitud de los datos no podemos guardar CV inexactos o desactualizados.
c. ¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de sus datos?
- Ejecución de un contrato o medidas precontractuales: gestión de los CV para realizar los procesos de selección de personal y búsqueda del mejor candidato posible a un puesto de trabajo determinado para el que existe una vacante y un proceso de selección abierto en el que el interesado ha presentado su candidatura (RGPD art. 6.1.b).
- Interés legítimo del responsable y del candidato: envío de comunicaciones por correo electrónico o contactar por vía telefónica informándole sobre el estado de la candidatura en la que ha postulado (RGPD, art. 6.1 f). El interés legítimo de la consiste en realizar una gestión eficiente del proceso de selección y mantener al candidato informado sobre el progreso de su candidatura, cumpliendo con una expectativa razonable generada al postularse a la vacante. El uso de estas vías de comunicación son un medio proporcional y no intrusivo. Este tratamiento beneficia tanto a la empresa como al propio interesado, que recibe información sobre su situación en el proceso de selección y en su caso, sobre la decisión final de la empresa respecto a dicho proceso.
- Consentimiento del interesado: conservación de los Currículum Vitae enviados por los interesados a los efectos de ser tenidos en cuenta para futuras vacantes (RGPD, art. 6.1.a).
d. ¿A qué destinatarios se comunicarán sus datos?
Encargados del tratamiento: proveedores de servicio de software de gestión empresarial (como Microsoft, entre otros, que se encarga de la administración del correo electrónico).
e. Transferencias de datos a terceros países
No están previstas transferencias de datos a terceros países.
f. ¿Cómo hemos obtenido sus datos?
Los datos personales que tratamos en BETA LEGAL proceden del propio interesado.
2.2 TRATAMIENTO DE LOS DATOS DE CLIENTES
a. ¿Con qué finalidad tratamos sus datos personales?
En BETA LEGAL, tratamos la información que nos facilitan las personas interesadas con el fin de gestionar la prestación de los servicios, acceso a la documentación e información correspondiente al mismo, seguimiento, informarle sobre obligaciones legales que debe cumplir, enviarle comunicaciones comerciales, realizar la gestión administrativa, contable y fiscal de los clientes, así como los procesos de identificación para cumplir con lo dispuesto en la Ley de Prevención del Banqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo. En el caso de que no facilite sus datos personales, no podremos cumplir con las finalidades descritas.
No se van a tomar decisiones automatizadas en base a los datos proporcionados.
b. ¿Por cuánto tiempo conservaremos sus datos?
Los datos se conservarán mientras dure la prestación del servicio, así como durante los años necesarios para cumplir con las obligaciones legales (6 años de conformidad con lo establecido en el código de comercio sobre libros contables, 4 años respecto a las obligaciones fiscales y, en su caso, 10 respecto del cumplimiento de las obligaciones en materia de prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo) y mientras puedan derivarse responsabilidades por la prestación del servicio. En relación con las comunicaciones comerciales, los datos se conservarán mientras el interesado no se oponga al tratamiento o solicite su supresión.
c. ¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de sus datos?
- Ejecución de un contrato o medidas precontractuales: gestionar la prestación de los servicios, acceso a la documentación e información correspondiente al mismo, seguimiento, informarle sobre obligaciones legales que debe cumplir y realizar la gestión administrativa (RGPD, art. 6.1.b).
- Interés legítimo del Responsable: envío de comunicaciones comerciales por vía electrónica y gestionar datos de contacto y puesto de trabajo de las personas que trabajan para una persona jurídica (RGPD Considerando 47, LSSICE art. 21.2, art. 6.1 f) RGPD y 19 LOPD).
- Cumplimiento de obligaciones legales: realizar los procesos de identificación de clientes para cumplir con lo dispuesto en la Ley de Prevención del Banqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo, cumplimiento de las obligaciones contables y fiscales (RGPD art. 6.1 c).
- Consentimiento del interesado: envío de comunicaciones para el seguimiento y ejecución de la relación contractual vía WhatsApp. En caso de que sea el cliente quien utilice esta vía para comunicarse con la compañía supondrá el consentimiento explícito para su uso.
d. ¿A qué destinatarios se comunicarán sus datos?
Administración Tributaria, con la finalidad de cumplir con las obligaciones legales o presentar alegaciones, recursos o escritos para cumplir con las obligaciones contractuales.
Administraciones públicas con competencia en la materia cuyos servicios haya contratado el interesado (por ejemplo, TGSS, INSS, etc.)
Administradores concursales, notarios, registros públicos y procuradores, con la finalidad de prestar correctamente los servicios contratados por los interesados.
Juzgados y Tribunales, con la finalidad de iniciar acciones legales o la defensa jurídica en procedimientos judiciales.
Entidades financieras, con la finalidad de realizar el cobro de las facturas por la prestación de los servicios.
Encargados del tratamiento: proveedores de software de gestión empresarial y comunicación con el cliente.
e. Transferencias de datos a terceros países
No están previstas transferencias de datos a terceros países. No obstante, es posible que algunos de nuestros proveedores o subencargados (Microsoft, Amazon Web Services o WhatsApp) sean filiales de empresas sitas en Estados Unidos. En virtud de lo establecido en la sección 702 de FISA pueden recibir requerimientos de las autoridades de EE.UU. a los efectos de comunicar ciertos datos de personas físicas sitas en la UE. A estos efectos dicha comunicación de datos se realizará en virtud de cláusulas contractuales tipo o de decisión de adecuación. Ambas pueden consultarse en: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/PDF/?uri=CELEX:32021D0914 y https://www.dataprivacyframework.gov/
f. ¿Cómo hemos obtenido sus datos?
Los datos personales que tratamos en BETA LEGAL proceden del propio interesado.
2.3 TRATAMIENTO DE LOS DATOS DE POTENCIALES CLIENTES Y CONTACTOS
a. ¿Con qué finalidad tratamos sus datos personales?
En BETA LEGAL, tratamos la información que nos facilitan las personas interesadas con el fin de gestionar y atender consultas, reclamaciones, quejas o sugerencias sobre nuestros servicios por vía electrónica y/o telefónica, enviar comunicaciones comerciales por vía electrónica. En el caso de que no facilite sus datos personales, no podremos cumplir con las finalidades descritas.
No se van a tomar decisiones automatizadas en base a los datos proporcionados.
b. ¿Por cuánto tiempo conservaremos sus datos?
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para atender su solicitud. En caso de que el tratamiento se base en el consentimiento del interesado, los datos se suprimirán una vez se retire este para las finalidades que se basen el mismo o, en su caso, o cuando se solicite la supresión. Para el tratamiento de los datos basados en el interés legítimo, los datos se conservarán mientras el interesado no se oponga al tratamiento. Los datos de contacto profesionales se conservarán mientras puedan mantenerse relaciones comerciales y durante el plazo máximo de 10 años desde su obtención o última interacción, salvo que exista oposición del interesado.
c. ¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de sus datos?
- Ejecución de un contrato o medidas precontractuales: Gestión de potenciales clientes que se han interesado sobre nuestros productos y/o servicios (RGPD, art. 6.1.b).
- Interés legítimo del Responsable y de un tercero: Gestionar y atender consultas, reclamaciones, quejas o sugerencias sobre nuestros productos y/o servicios mediante vía electrónica o telefónica (RGPD, art. 6.1 f).
- Interés legítimo del Responsable: Gestión de los datos de contacto profesionales (LOPDGDD art.19, RGPD art. 6.1.f).
- Consentimiento del interesado: Enviar comunicaciones comerciales por vía electrónica sobre nuestros productos y/o servicios (RGPD, art. 6.1.a).
- Consentimiento del interesado: comunicación con los interesados que se hayan comunicado con la empresa vía WhatsApp. La utilización de esta vía para comunicarse con la compañía supondrá el consentimiento explícito para su uso.
d. ¿A qué destinatarios se comunicarán sus datos?
Encargados del tratamiento: proveedores de software de gestión empresarial, comunicación con el cliente, servicios de hosting y administración de la página web.
e. Transferencias de datos a terceros países
No están previstas transferencias de datos a terceros países. No obstante, es posible que algunos de nuestros proveedores o subencargados (Microsoft, Amazon Web Services o WhatsApp) sean filiales de empresas sitas en Estados Unidos. En virtud de lo establecido en la sección 702 de FISA pueden recibir requerimientos de las autoridades de EE.UU. a los efectos de comunicar ciertos datos de personas físicas sitas en la UE. A estos efectos, dicha comunicación de datos se realizará en virtud de cláusulas contractuales tipo o de decisión de adecuación. Ambas pueden consultarse en: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/PDF/?uri=CELEX:32021D0914 y https://www.dataprivacyframework.gov/.
f. ¿Cómo hemos obtenido sus datos?
Los datos personales que tratamos en BETA LEGAL proceden del propio interesado.
2.4 TRATAMIENTO DE LOS DATOS DE PROVEEDORES
a. ¿Con qué finalidad tratamos sus datos personales?
En BETA LEGAL, tratamos la información que nos facilitan las personas interesadas con el fin de gestionar la prestación de los servicios y ejecución de los contratos, en general, contratados, realizar la gestión fiscal y contable de proveedores. En el caso de que no facilite sus datos personales, no podremos cumplir con las finalidades descritas.
No se van a tomar decisiones automatizadas en base a los datos proporcionados.
b. ¿Por cuánto tiempo conservaremos sus datos?
Los datos se conservarán mientras dure la prestación del servicio, así como durante los años necesarios para cumplir con las obligaciones legales (6 años de conformidad con lo establecido en el código de comercio sobre libros contables, 4 años respecto a las obligaciones fiscales) y siempre respetando los plazos previstos por la legislación respecto a la prescripción de responsabilidades. En relación con los datos tratados cuya base de legitimación es el interés legítimo del responsable, los datos se tratarán mientras el interesado no se oponga a dicho tratamiento. Los datos de contacto profesionales se conservarán mientras puedan mantenerse relaciones comerciales y durante el plazo máximo de 10 años desde su obtención o última interacción, salvo que exista oposición del interesado.
c. ¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de sus datos?
- Ejecución de un contrato o medidas precontractuales: gestionar la prestación de servicios contratados y ejecutar contratos con proveedores (RGPD, art. 6.1.b).
- Cumplimiento de obligaciones legales: realizar la gestión fiscal y contable de proveedores (RGPD, art. 6.1 c)
- Interés legítimo del Responsable: Gestión de los datos de contacto profesionales (LOPDGDD art.19, RGPD, art. 6.1.f).
d. ¿A qué destinatarios se comunicarán sus datos?
Administración Tributaria, con la finalidad de cumplir con las obligaciones legales (requisito legal).
Entidades financieras, con la finalidad de realizar los pagos correspondientes (requisito contractual).
Encargados del tratamiento: Proveedores de software de gestión empresarial y comunicación con el proveedor.
e. Transferencias de datos a terceros países
No están previstas transferencias de datos a terceros países. No obstante, es posible que algunos de nuestros proveedores o subencargados (Microsoft, Amazon Web Services o WhatsApp) sean filiales de empresas sitas en Estados Unidos. En virtud de lo establecido en la sección 702 de FISA pueden recibir requerimientos de las autoridades de EE.UU. a los efectos de comunicar ciertos datos de personas físicas sitas en la UE. A estos efectos, dicha comunicación de datos se realizará en virtud de cláusulas contractuales tipo o de decisión de adecuación. Ambas pueden consultarse en: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/PDF/?uri=CELEX:32021D0914 y https://www.dataprivacyframework.gov/.
f. ¿Cómo hemos obtenido sus datos?
Los datos personales que tratamos en BETA LEGAL proceden del propio interesado.
2.5 TRATAMIENTO DE LOS DATOS DE LAS PARTES IMPLICADAS EN EL CANAL DE DENUNCIAS INTERNO
a. ¿Con qué finalidad tratamos sus datos personales?
En BETA LEGAL, tratamos la información que nos facilitan las personas interesadas con el fin de realizar la gestión del canal de denuncias interno y de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, con la finalidad de informar al responsable de los actos o conductas, acontecidos en la entidad o causados por terceros que contraten con ella, y que pudieran ser contrarios a la normativa general o sectorial que le sea aplicable. En el caso de que no facilite sus datos personales, no podremos cumplir con las finalidades descritas.
No se van a tomar decisiones automatizadas en base a los datos proporcionados.
b. ¿Por cuánto tiempo conservaremos sus datos?
Los datos que sean objeto de tratamiento podrán conservarse en el sistema de informaciones únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados (tres meses como máximo). Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, deberá procederse a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.
Transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.
Los datos se conservarán en el registro de informaciones el tiempo necesario y proporcionado y, en todo caso, como máximo, durante diez años.
c. ¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de sus datos?
- Cumplimiento de una obligación legal: Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de octubre de 2019 relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión (art. 8; obligación del establecimiento de canales de denuncias internas – Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción y la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción).
- Consentimiento del interesado: para la grabación/transcripción de la reunión presencial solicitada con la entidad con la finalidad de denunciar (Directiva (UE) 2019/1937; art. 18.2 y 4).
d. ¿A qué destinatarios se comunicarán sus datos?
Fuerzas y cuerpos de la Seguridad del Estado; Organismos Jurisdiccionales; Ministerio Fiscal, con la finalidad de denunciar la comisión de un posible delito (requisito legal).
Encargados del tratamiento: empresas proveedoras del software del canal de denuncias, software de gestión empresarial y asesores legales de la compañía.
e. Transferencias de datos a terceros países
No están previstas transferencias de datos a terceros países.
f. ¿Cómo hemos obtenido sus datos?
Los datos personales que tratamos en BETA LEGAL proceden de la denuncia presentada por los sujetos interesados que mantienen una relación laboral, comercial y de prestación de servicios con la entidad, por lo que, a través de dichas comunicaciones pueden tratarse datos de terceros.
Las categorías de datos que se tratan son:
- Datos identificativos.
- Información comercial.
- Datos económicos.
- Posibles irregularidades/ilícitos.
Cabe la posibilidad de que se traten datos de categoría especial, por ejemplo, de salud.
2.6 TRATAMIENTO DE LOS DATOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS INTERESADOS
a. ¿Con qué finalidad tratamos sus datos personales?
En BETA LEGAL tratamos la información que nos facilitan las personas interesadas con el fin de gestionar y atender las solicitudes de los interesados en el ejercicio de los derechos establecidos en la normativa de protección de datos. En el caso de que no facilite sus datos personales, no podremos cumplir con las finalidades descritas.
No se van a tomar decisiones automatizadas en base a los datos proporcionados.
b. ¿Por cuánto tiempo conservaremos sus datos?
Se conservarán durante el tiempo necesario para resolver las solicitudes y como máximo durante un plazo de tres años para atender posibles reclamaciones.
c. ¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de sus datos?
Cumplimiento de una obligación legal: gestionar y atender las solicitudes de los interesados en el ejercicio de los derechos establecidos en la normativa de protección de datos (RGPD, art.6.1.c).
d. ¿A qué destinatarios se comunicarán sus datos?
Autoridades de control competente en la materia, con la finalidad de gestionar y atender las solicitudes y las posibles reclamaciones.
Encargados del tratamiento: proveedores de software de gestión empresarial y asesores legales de la compañía.
e. Transferencias de datos a terceros países
No están previstas transferencias de datos a terceros países. No obstante, es posible que algunos de nuestros proveedores o subencargados (Microsoft o Amazon Web Services) sean filiales de empresas sitas en Estados Unidos. En virtud de lo establecido en la sección 702 de FISA pueden recibir requerimientos de las autoridades de EE.UU. a los efectos de comunicar ciertos datos de personas físicas sitas en la UE. A estos efectos, dicha comunicación de datos se realizará en virtud de cláusulas contractuales tipo o de decisión de adecuación. Ambas pueden consultarse en: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/PDF/?uri=CELEX:32021D0914 y https://www.dataprivacyframework.gov/.
f. ¿Cómo hemos obtenido sus datos?
Los datos personales que tratamos en BETA LEGAL proceden del propio interesado.
3. DERECHOS DE LOS INTERESADOS:
Cualquier persona tiene derecho a obtener confirmación sobre si en BETA LEGAL, estamos tratando, o no, datos personales que les conciernan.
Las personas interesadas tienen derecho a acceder a sus datos personales, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, solicitar su supresión cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos. Igualmente tiene derecho a la portabilidad de sus datos.
En determinadas circunstancias, los interesados podrán solicitar la limitación del tratamiento de sus datos, en cuyo caso únicamente los conservaremos para el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
En determinadas circunstancias y por motivos relacionados con su situación particular, los interesados podrán oponerse al tratamiento de sus datos. En este caso, BETA LEGAL dejará de tratar los datos, salvo por motivos legítimos imperiosos, o el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones.
Podrá ejercitar materialmente sus derechos dirigiéndose a Av. Francesc Macià, núm. 38, 10ª planta – 08208 – Sabadell – BARCELONA o enviando un correo electrónico a rgpd@betalegal.com.
Cuando se realice el envío de comunicaciones comerciales utilizando como base jurídica el interés legítimo del responsable, el interesado podrá oponerse al tratamiento de sus datos con ese fin.
Si ha otorgado su consentimiento para alguna finalidad concreta, tiene derecho a retirar el consentimiento otorgado en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada.
En caso de que sienta vulnerados sus derechos en lo concerniente a la protección de sus datos personales, especialmente cuando no haya obtenido satisfacción en el ejercicio de sus derechos, puede presentar una reclamación ante la Autoridad de Control en materia de Protección de Datos competente a través de su sitio web: www.aepd.es.