Hasta la fecha, el reglamento de facturación (RD 1629/2012, de 30 de septiembre) define la factura electrónica como aquel documento que se expide y recibe en formato electrónico.
Factura electrónica B2B: Nueva definición y requisitos
Cuando se apruebe el nuevo reglamento que desarrolla la Ley 18/2022 de facturación electrónica entre empresas y profesionales (llamado B2B, business to business), se modificará la definición de factura electrónica por: aquel mensaje informático de carácter estructurado, ajustado al modelo semántico de datos EN16931del Comité Europeo de Normalización y bajo una de las siguientes sintaxis:
a) Mensaje XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria tal como se especifica en los esquemas XML 16B (SCRDM — CII);
b) Mensajes UBL de factura y nota de crédito tal como se definen en la norma ISO/IEC 19845:2015;
c) Mensaje EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735;
d) Mensaje Facturae, en la versión para facturación entre empresarios y profesionales vigente en cada momento.
Hablando en plata y como resumen de lo anterior, podemos definir como factura electrónica aquella factura emitida y enviada al cliente a través de una plataforma privada o pública, firmada digitalmente, en la que ambas partes (cliente y proveedor) pueden interactuar entre si, aceptando, rechazando, pagando, etc., quedando depositada para su consulta en la plataforma pública de la Agencia Tributaria.
Requisitos de gestión y almacenamiento
De momento, esta norma solo obligará a empresarios españoles, por lo que no habrá obligación de emitir facturas electrónicas B2B a clientes intracomunitarios. Aunque no se descarta que en un futuro la directiva europea también obligue a emitir facturas a clientes a nivel comunitario.
Por lo tanto, ¿una factura en PDF es una factura electrónica? No, porque, aunque la factura en PDF pueda tener un formato estructurado y se envíe por medios telemáticos, no cumple, por ejemplo, con algunos de los requisitos exigidos que se aprobarán en el reglamento, como son la firma electrónica, la trazabilidad, los estados de la factura y la publicación en la plataforma pública de la Agencia Tributaria.
Desde el 14 de junio de 2015, todas las empresas que realizan operaciones con las AAPP ya están obligadas a facturar electrónicamente según la Ley 25/2013, de 27 de diciembre. A partir de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, conocida como la Ley Crea y Crece, y cuando se apruebe el Reglamento técnico, los empresarios que tengan transacciones comerciales entre sí, también estarán obligados a utilizar la nueva facturación electrónica. Si bien, cuando se apruebe el reglamento (se espera que el trámite concluya antes del 2024) las empresas que facturen mas de ocho millones de euros tendrán un año para adecuarse a este sistema de factura electrónica y el resto tendrán dos años para cumplir con esta nueva normativa.
Entraremos entonces en una nueva etapa en la que la Agencia Tributaria contará con un repositorio (almacén) donde se depositarán todas las facturas electrónicas y donde los clientes podrán consultar las mismas. A la fecha de la aprobación del reglamento técnico (cuyo texto está en proceso de elaboración) y en el plazo de uno o dos años dependiendo del tipo de empresa, los empresarios deberán escoger entre la plataforma pública de la Agencia Tributaria o una plataforma privada de su propio programa de facturación o ERP que será el encargado de enviar la información relativa a la factura electrónica de la plataforma privada a la pública.
Los sistemas y programas informáticos o electrónicos que gestionen los procesos de facturación y conserven las facturas electrónicas tendrán que respetar, además, los requisitos a los que se refiere el art. 29.2.j) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (LGT) y su desarrollo reglamentario, y tendrán que garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos.
Objetivos de la normativa
No olvidemos que el sentido de la norma en el contexto europeo persigue un mayor control tributario en la lucha contra el fraude fiscal y la evasión de impuestos. Aunque la adopción de factura electrónica en el ámbito español ayudará también, a controlar la morosidad, a mejorar y modernizar las relaciones comerciales entre empresarios, a la gestión y tramitación de impuestos y a ofrecer una garantía jurídica.
